Cuando una empresa o institución decide la planificación de un evento (conferencia, presentación de producto, seminario, etc), deberá considerar determinados aspectos en cuanto a la adecuada selección de la sede destinada para la su ejecución. En primer término, el lugar brindará una imagen acorde con la filosofía y los objetivos establecidos por la empresa anfitriona (generación de contactos, publicidad de sus productos o servicios, posicionamiento, etc).
Detallaré otros ítems que se deberán evaluar:
· Ambientación – decoración
En cuanto a la decoración del salón, la estética se establecerá sobre la base de una “idea rectora”, pudiéndose lograr diversos efectos, cuidadosamente planificados para generar una percepción positiva por parte de los invitados. Las telas, alfombras y las flores resultan elementos utilizados habitualmente con la iluminación para crear determinados climas en estrados, esquinas o pasillos, ayudando a direccionar los desplazamientos. Las sillas que se utilicen deben ser cómodas y adecuadas para la reunión, pues no es lo mismo participar solamente de un acto de apertura, que de un evento en el cual el asistente requiera estar sentado 6 u 8 horas, como es el caso de una jornada o seminario.
· Iluminación, sonido y equipamiento técnico
Durante la ejecución del evento, la iluminación posee la interesante cualidad de ambientar aportando calidez, siendo generadora de “climas”. En el caso de una disertación o discurso, el podio y el estrado se dispondrán con micrófonos de mesa y puntualmente iluminados.Cómo realzar los carteles y banners que informan y promocionan la reunión?, utilizando las denominadas “luces frías”, direccionadas hacia éstos sin producir calor. La instalación y manejo específico de todo equipo técnico, se delegará en manos de personal capacitado. En el caso de la presencia de representantes de los medios de comunicación, se destinarán tarimas para la ubicación de las cámaras y mesas cercanas a las consolas de sonido para los grabadores. Si es un evento de una cierta magnitud, se emplazará una sala de prensa a fin de facilitar su segura difusión posterior.
· Identidad Visual: la señalética
La señalización de espacios se encuentra íntimamente relacionada a la identidad visual del evento, otorgando a los asistentes de herramientas simbólicas que les permitan acceder por cuenta propia a determinados sectores o servicios de la sede, resultando de suma utilidad para indicar salas de disertaciones, áreas reservadas, sectores VIP, etc.
· Guardarropas y sanitarios
El guardarropas tiene el objetivo de brindar comodidad a los asistentes. Las personas a cargo de este sector, atenderán cordial y ágilmente a los invitados, ubicando ordenadamente sus pertenencias y planificando el sistema de control de los abrigos, carteras, etc. La sede deberá contar con sanitarios completos y señalizados para ambos sexos, resultando aconsejable la presencia de personal encargado del acondicionamiento de éstos.
· Seguridad, servicio médico y estacionamiento La primera condición de seguridad es que un evento sea organizado profesionalmente
El plan de seguridad puede ser considerado como el conjunto de medidas que se deben adoptar con la finalidad de otorgar protección, incluyendo el resguardo de la sede y de las personas (anfitrión e invitados), por lo cual se diseñarán sistemas de identificación para el control de accesos, de los asistentes y de los vehículos, con la finalidad de facilitar un ingreso cómodo, ágil y ordenado. Otro aspecto de suma importancia? La contratación de un servicio médico de alta complejidad, que se extienda desde el inicio hasta la finalización del evento, el cual podrá ser requerido sin demora en caso de indisposición física de alguno de los invitados.
· Preparación y presentación del servicio de catering
El sector establecido para la preparación y presentación de los alimentos se destacará por la estricta limpieza de todas las instalaciones, las cuales se presentarán acondicionadas para ofrecer garantías de conservación. La diversidad de tareas que se efectúan en la cocina requiere de distintas zonas, por lo que debería procurarse que el responsable del servicio pueda tener una vista general del área. En el caso de un cocktail, la premisa es que los invitados puedan circular libremente, y que los camareros/as accedan (a través de una salida de modalidad simultánea) a todos los sectores del salón, a fin de favorecer la movilidad y brindar fluidez al servicio. Este tipo de eventos, usualmente se complementa con “islas” para los bocados o platos calientes, y barras para las bebidas, dispuestas en sectores que no interfieran con la circulación.
- El recurso humano: la importancia de los valores compartidos
La selección adecuada de la sede resulta una variable de suma importancia en cuanto al logro de los objetivos establecidos en la instancia de planificación de un evento. Sin embargo, no podría dejar de mencionar las cualidades del Organizador General, quien como responsable del control de los ítems enunciados, integrará sus diferentes habilidades y conocimientos, proyectando un espíritu flexible, creativo e innovador, teniendo siempre como premisa fundamental el liderazgo de un equipo de trabajo profesional y comprometido con una visión de excelencia.
Silvia Lorena Citrullo
Directora de Ceremonial Meetings www.ceremonialmeetings.com.ar
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